Cara karyawan bisa naik gaji tiga kali dalam setahun
(Tung Desem Waringin dalam buku Financial Revolution)
1. Membuat nilai tambah
- Bisa dipercaya, adalah fondasi yang paling mendasar dari seluruh bidang kehidupan. Kalau anda pemilik perusahan membutuhkan orang yang akan diberi tanggung jawab yang besar, sudah pasti syarat utama dan pertama adalah dapat dipercaya.
- Menghasilkan lebih dari yang kita terima, lebih dari karyawan yang lainnya yaitu memberikan kinerja lebih hebat dari karyawan rata-rata. Kalau kita digaji 100 dan memberikan juga 100 maka layak kita pas dan layak untuk tidak naik gaji. Prinsip 1-3-5 berarti 1 karyawan digaji 3 kali lipat dari rata-rata yang lain karena mempunya 5 kali lipat produktivitas dari rata-rata.
- Prinsip nilai tambah, jujur adalah nilai tambah tapi kalau semua jujur maka jujur bukan nilai tambah tapi nilai standard (yang seharusnya) maka tidak jujur adalah dibawah standar. Mencapai target adalah nilai tambah, tapi kalau semua bisa mencapai 100%, maka 100% adalah standar maka dibawah 100% dibawah standar. Disiplin dan kreatif asalah nilai tambah, tapi kalau semua kreatif dan disiplin maka kreatif dan disiplin adalah standar, tidak kreatif dan disiplin adalah tidak standar. Tepat waktu adalah nilai tambah, tapi kalau semua tepat waktu maka tepat waktu adalah standar, maka tidak tepat waktu adalah tidak standar.
- Jurus ATM (Amati, Tiru, Modifikasi), semua karyawan lain, departemen lain, perusahan lain, keluarga lain, anak orang lain, orang tua lain yang lebih sukses teliti bagaimana bisa meniru apa-apa yang menjadi keunggulan atau kelebihannya. Tidak harus persis, bisa dimodifkasi agar sesuai dengan watak dan kepribadian kita.
- Inisiatif, untuk menyelesaikan masalah serumit dan sekompleks apapun kuncinya adalah inisiatif dan kreativitas. Hindari untuk menyalahkan orang lain, atasan ,bawahan, situasi, prosedur, tapi tunjukkan inisiatif untuk menyesaikan masalah tersebut secara lebih kreatif. Jangan lakukan BEJ (Blame, Excuse, Justify) tapi berinisiatiflah.
- Berperilaku menyenangkan, jaga penampilan, kedisplinan, kesopanan, omong baik di depan & di belakang. Omong jelek di belakang sama sekali tidak menyenangkan.
2. Bisa mengkomunikasikan prestasinya kepada orang yang tepat
- Bila sudah mempunyai nilai tambah perlu dikomunikasikan. Bila sudah punya nilai tambah tapi tidak dikomunikasikan akan tetap bisa naik gaji tapi waktunya lebih lama.
- Komunikasikan kepada orang yang tepat, atasan atau pemilik perusahaan. Kalau tidak tepat orangnya hanya akan mendapat pujian bukan promosi atau kenaikan gaji.
3. Mencapai prestasi itu berkali-kali
- Kita akan dipromosikan bilsa mencapai prestasi berkali-kali (mungkin bisa juga di perusahaan yang lain).
- Bila kita sudah membuktikan dan mengkomunikasikan kepada atasan sendiri atau perusahan bisa saja tetap tenang-tenang saja (bisa jadi alasan keuangan dsb), akan sebaliknya bila banyak orang dari perusahan lain atau atasan perusahaan lain mengetahui nilai tambah kita, kita akan banyak menerima tawaran kenaikan gaji dan promosi dari luar.
- Biarkan atasan kita tahu bahwa kita jadi rebutan. Prinsip : kalau kita mau menjual maka yang membeli minimal ada dua, kalau kita mau membeli maka yang menjual harus ada dua.
4. Dengan cara yang tepat
- Isinya tepat, sarananya tepat, waktu dan tempatnya tepat.
- Isi tepat : “menurut pengalaman bapak.., bila kita melakukan..(isi sendiri..)..mungkinkah kita menjadi .....(isi sendiri tujuan anda).
- Bila tidak setuju atasan, gunakan pihak ketiga. “Menurut pengalaman bapak, misalnya ada customer yang keberatan akan...(isi sendiri keberatan anda)..kita sebaiknya harus bagaimana ?
- Mengkomunikasikan nilai tambah anda. “Selamat Pak, berkat bapak bulan ini kita telah mencapai...(isi seindiri prestasi yang sudah anda capai)
- Sarana yang tepat : bertemu langsung, telpon, email atau ikut perkumpulna / asosiasi sehingga nilai tambah anda diketahui orang banyak.
- Waktu dan tempat yang tepat : lihat waktu mood atasan atau orang lain sedang baik. Bagaimana cara tahunya, tanyakan orang yang lebih tahu.
Selamat menerima gaji tiga kali lipa !!!
Juli - 2009
27 Juli 2009
11 Juli 2009
Siapa itu stakeholders
Sebenarnya kunci sukses bisnis itu sederhana, yaitu memuaskan semua stakeholders kita. Siapakah mereka ? Mereka adalah semua pihak yang terlibat dalam bisnis, dimana peran mereka sangat besar dalam mensukseskan bisnis kita. Kalau mereka tidak puas, pasti akan berdampak terhadap bisnis kita selanjutnya.
Kalau melihat standard ISO 9001 fokus stakeholder kita adalah pelanggan, bagaimana membuat pelanggan terus menerus puas sehingga order terus menerus bisa didapat. Kalau ISO 14001 stakeholdernya adalah lingkungan sekitar,bisa masyarakat, pemerintah ataupun LSM, karena merekalah yang terkena dampak dari proses yang kita jalankan. Kalau OHSAS 18001 semua orang yang ada di area perusahaan adalah stakeholder kita,terutama karyawan kita, dimana kita harus memastikan bahwa selama berada di perusahaan mereka tidak sampai mengalami kecelakaan.
Kalau kita melihat dari sudut pandang yang lebih luas, yaitu dari aspek bisnis secara keseluruhan maka ISO 9004 bisa dipakai sebagai acuan untuk mengetahui siapa saja sebenarnya stakeholder kita. Hanya kalau di ISO 9004 disebut sebagai interested parties. Istilah stakeholders banyak dipakai pada standar business excellence seperti malcolm baldrige, EFQM, dll. Di ISO 9004 versi 2005 ini hanya disebut pelanggan dan pemasok (supplier).
Mari kita bahas sedikit satu persatu stakeholder kita ini :
1. Pelanggan. Merekalah yang membeli dan memakai produk kita, maka otomatis mereka punya peran besar dalam mensukseskan bisnis kita. Untuk melihat kepuasan pelanggan ini, bisa menggunakan survei ataupun indikasi banyaknya keluhan yang kita terima, bisa juga waktu yang dibutuhkan untuk merespons keluhan pelanggan termasuk biaya yang dikeluarkan gara-gara adanya keluhan ini.
2. Pemasok. Kalau anda pernah diaudit pelanggan anda dari negara maju, area ini termasuk area yang cukup ketat waktu diaudit. Mereka berprinsip kalau masuknya sampah keluarnya sampah, kalau emas ya keluarnya emas. Meskipun banyak praktek yang masuk tetap sampah tapi berusaha dibuat menjadi emas. Jadi jelas, apabila pemasok tidak ikut mendukuing suksesnya bisnis kita, jangan berharap untuk sekses dikemudian hari. Minimal harus punya visi dan tujuan kedepan sama, karena mereka adalah partner bisnis, bukan pesuruh yang gampang ditawar dan minta membuat sesuatu. Semakin mereka puas dengan bisnis kita, maka semakin besar dukungan mereka kepada suksesnya bisnia kita.
Stakholder yang lain ini tidak kalah penting dan banyak disebut di literatur mengenai management system
3. Karyawan. Sumber daya ini yang paling menghabiskan uang perusahaan, karena mau gak mau tiap tahun harus dinaikkan, tidak bisa ditawar. Untuk itu kita juga harus merawat dan menaikkan kompetensinya, ibarat barang semakin mahal maka daya gunanya atau nilai tambahnya harus dinaikkan. Untuk itu perlu diperhatikan masalah pelatihan, leadership skill, media coaching & counseling, media komunikasi formal dan informal manajemen dan karyawan, dll. Karena stakeholder ini sangat menentukan suksesnya bisnis kita, bahkan yang langsung berhubungan dengan kita. Buat mereka termotivasi untuk maju bersama dan sukses bersama. Indikasi keberhasilannya bisa melalui hasil survei keryawan dengan melihat tingkat kepuasan karyawan terhadap perilaku organsasi dan manajemen.
4. Pemegang saham. Ini yang sering disalah artikan sebagai stakeholder. Pemegang saham adalah shareholder, merekalah yang ounya uang untuk memberikan modal apabila perlu, bahkan merekalah yang menentukan perusahaan ini perlu ditambah modal, dipertahankan atau bahkan ditutup. Untuk itu kepuasan mereka bisa diukur melalui keuntungan yang dishare ke mereka, semakin besar otomatis mereka semakin pedulu terhadap kita yang dampaknya bisa menambah investasi perusahaan.
5. Lingkungan. Asepk ini meliputi semua hal yang berada di areas masyarakat luas. Misal, mesyarakat sekitar perusahaan, pemerintah daerah, pemerintah pusat, lembaga swadaya masyarakat, perguruan tinggi, institusi sosial dll. Terutama mereka yang sifar perusahannya berdampak kepada lingungan, misalkan polusi, keselamatan, ketaatan pada peraturan pemerintah, dll. Maka, masyarakat luar sangat menentukan bisnis kita. Dampak negatif dari aspek ini adalah image persahaan. Ukuran kepuasan dari stakholder jenis ini, misalnya kita mempunya sertifikat SMK3, ikut acara-acara sosial dengan masyrakat sekitar, pemenuhyan standar lingkungan, dll.
Untuk memastikan puasnya semua stakeholder di atas, kita harus memastikan :
- saipa saja mereka yang terlibat, sebutkan nama atau institusinya'
- aktiviats apa saja yang melibatkan mereka
- siapa saja di dalam organisasi yang berhubungan dan bertanggung jawab
- apa ukuran (KPI)nya untuk tahu mereka puas
- bagaimana mereview untuk memastikan mereka dalam kondisi selalu dan akan puas terus.
Akan lebih mantap kalau semua hal diatas dimasukkan dan dikomitmenkan di visi & misi perusahanm termasuk di sasaran dan target perusahaan dan ditindak lanjuti dengan pembuatan program tahunan.
Kalau anda sudah menerapkan di atas dengan efektif, anda sudah sebagian menerapkan Malcolm baldrigenya USA ataupun EFQMnya eropa.
Juli - 2009
Kalau melihat standard ISO 9001 fokus stakeholder kita adalah pelanggan, bagaimana membuat pelanggan terus menerus puas sehingga order terus menerus bisa didapat. Kalau ISO 14001 stakeholdernya adalah lingkungan sekitar,bisa masyarakat, pemerintah ataupun LSM, karena merekalah yang terkena dampak dari proses yang kita jalankan. Kalau OHSAS 18001 semua orang yang ada di area perusahaan adalah stakeholder kita,terutama karyawan kita, dimana kita harus memastikan bahwa selama berada di perusahaan mereka tidak sampai mengalami kecelakaan.
Kalau kita melihat dari sudut pandang yang lebih luas, yaitu dari aspek bisnis secara keseluruhan maka ISO 9004 bisa dipakai sebagai acuan untuk mengetahui siapa saja sebenarnya stakeholder kita. Hanya kalau di ISO 9004 disebut sebagai interested parties. Istilah stakeholders banyak dipakai pada standar business excellence seperti malcolm baldrige, EFQM, dll. Di ISO 9004 versi 2005 ini hanya disebut pelanggan dan pemasok (supplier).
Mari kita bahas sedikit satu persatu stakeholder kita ini :
1. Pelanggan. Merekalah yang membeli dan memakai produk kita, maka otomatis mereka punya peran besar dalam mensukseskan bisnis kita. Untuk melihat kepuasan pelanggan ini, bisa menggunakan survei ataupun indikasi banyaknya keluhan yang kita terima, bisa juga waktu yang dibutuhkan untuk merespons keluhan pelanggan termasuk biaya yang dikeluarkan gara-gara adanya keluhan ini.
2. Pemasok. Kalau anda pernah diaudit pelanggan anda dari negara maju, area ini termasuk area yang cukup ketat waktu diaudit. Mereka berprinsip kalau masuknya sampah keluarnya sampah, kalau emas ya keluarnya emas. Meskipun banyak praktek yang masuk tetap sampah tapi berusaha dibuat menjadi emas. Jadi jelas, apabila pemasok tidak ikut mendukuing suksesnya bisnis kita, jangan berharap untuk sekses dikemudian hari. Minimal harus punya visi dan tujuan kedepan sama, karena mereka adalah partner bisnis, bukan pesuruh yang gampang ditawar dan minta membuat sesuatu. Semakin mereka puas dengan bisnis kita, maka semakin besar dukungan mereka kepada suksesnya bisnia kita.
Stakholder yang lain ini tidak kalah penting dan banyak disebut di literatur mengenai management system
3. Karyawan. Sumber daya ini yang paling menghabiskan uang perusahaan, karena mau gak mau tiap tahun harus dinaikkan, tidak bisa ditawar. Untuk itu kita juga harus merawat dan menaikkan kompetensinya, ibarat barang semakin mahal maka daya gunanya atau nilai tambahnya harus dinaikkan. Untuk itu perlu diperhatikan masalah pelatihan, leadership skill, media coaching & counseling, media komunikasi formal dan informal manajemen dan karyawan, dll. Karena stakeholder ini sangat menentukan suksesnya bisnis kita, bahkan yang langsung berhubungan dengan kita. Buat mereka termotivasi untuk maju bersama dan sukses bersama. Indikasi keberhasilannya bisa melalui hasil survei keryawan dengan melihat tingkat kepuasan karyawan terhadap perilaku organsasi dan manajemen.
4. Pemegang saham. Ini yang sering disalah artikan sebagai stakeholder. Pemegang saham adalah shareholder, merekalah yang ounya uang untuk memberikan modal apabila perlu, bahkan merekalah yang menentukan perusahaan ini perlu ditambah modal, dipertahankan atau bahkan ditutup. Untuk itu kepuasan mereka bisa diukur melalui keuntungan yang dishare ke mereka, semakin besar otomatis mereka semakin pedulu terhadap kita yang dampaknya bisa menambah investasi perusahaan.
5. Lingkungan. Asepk ini meliputi semua hal yang berada di areas masyarakat luas. Misal, mesyarakat sekitar perusahaan, pemerintah daerah, pemerintah pusat, lembaga swadaya masyarakat, perguruan tinggi, institusi sosial dll. Terutama mereka yang sifar perusahannya berdampak kepada lingungan, misalkan polusi, keselamatan, ketaatan pada peraturan pemerintah, dll. Maka, masyarakat luar sangat menentukan bisnis kita. Dampak negatif dari aspek ini adalah image persahaan. Ukuran kepuasan dari stakholder jenis ini, misalnya kita mempunya sertifikat SMK3, ikut acara-acara sosial dengan masyrakat sekitar, pemenuhyan standar lingkungan, dll.
Untuk memastikan puasnya semua stakeholder di atas, kita harus memastikan :
- saipa saja mereka yang terlibat, sebutkan nama atau institusinya'
- aktiviats apa saja yang melibatkan mereka
- siapa saja di dalam organisasi yang berhubungan dan bertanggung jawab
- apa ukuran (KPI)nya untuk tahu mereka puas
- bagaimana mereview untuk memastikan mereka dalam kondisi selalu dan akan puas terus.
Akan lebih mantap kalau semua hal diatas dimasukkan dan dikomitmenkan di visi & misi perusahanm termasuk di sasaran dan target perusahaan dan ditindak lanjuti dengan pembuatan program tahunan.
Kalau anda sudah menerapkan di atas dengan efektif, anda sudah sebagian menerapkan Malcolm baldrigenya USA ataupun EFQMnya eropa.
Juli - 2009
26 Juni 2009
Beda training & awareness
Kita sering melihat dua kata di atas di standar-standar manajemen yang sebenarnya prinsipnya sama, yaitu mengenai kompetensi seseorang. Tapi sedikit perbedaan yang perlu diketahui agar di lapangan tidak membingungkan dan salah persepsi.
Pelatihan lebih cenderung berhubungan dengan kompetensinya terhadap pekerjaannya. Terutama berhubungan dengan instruksi kerja, SOP atau yang bersifat pelatihan kepemimpinan yang langsung berhubungan dengan operasional pekerjaan. Kalau pelatihan ini tidak efektif biasanya cara bekerja atau hasil pekerjaannya akan terganggu. Ada perusahaan mensyaratkan ujian dulu untuk memastikan seorang karyawan sudah lulus terhadap materi yang sedang dilatih, bahkan biasanya dibuatkan sertifikat sebagai bukti kelulusan. Contoh pelatihan sopir forklif, operator soldering, pengoperasian komputer, administrasi, pelatihan pemadam kebakaran, dll.
Sedangkan kalau awareness atau kesadaran, lebih cenderung kepada pengertian yang sifatnya konseptual tidak operasional. Yaitu yang sifatnya sebagai pendukung agar pelatihan lebih efektif hasilnya. Misalnya harus mengerti tentang kebijakan mutu perusahaan, harus mengerti tentang pentingnya perusahaan harus selalu memenuhi persyaratan pelanggan, kesadaran karyawan tentang pentingnya keselamatan kerja, pentingnya kebersiahn di tempat kerja, fdll.
Saat audit untuk masalah pelatihan biasanya ditanya dengan apa yang anda ketahui atau tolong praktekkan instruski kerja ini, dst. Namun untuk awareness biasanya ada kata mengapa atau apa, misal mengapa kualitas itu penting bagi pelanggan, apa kebijakan mutu perusahaan, mengapa harus ada analisa data sebelum melakukan perbaikan, dll.
Memang tidak mutlak seperti yang dijelaskan di atas, tapi paling tidak kita mengerti kapan kita bertanya mengenai training (pelatihan) dan kapan tentang awareness (kesadaran). Anda bisa mempelajari lebih detail pada standardnya langsung, mana yang harus training dan mana yang awareness.
Juni 2009.
Pelatihan lebih cenderung berhubungan dengan kompetensinya terhadap pekerjaannya. Terutama berhubungan dengan instruksi kerja, SOP atau yang bersifat pelatihan kepemimpinan yang langsung berhubungan dengan operasional pekerjaan. Kalau pelatihan ini tidak efektif biasanya cara bekerja atau hasil pekerjaannya akan terganggu. Ada perusahaan mensyaratkan ujian dulu untuk memastikan seorang karyawan sudah lulus terhadap materi yang sedang dilatih, bahkan biasanya dibuatkan sertifikat sebagai bukti kelulusan. Contoh pelatihan sopir forklif, operator soldering, pengoperasian komputer, administrasi, pelatihan pemadam kebakaran, dll.
Sedangkan kalau awareness atau kesadaran, lebih cenderung kepada pengertian yang sifatnya konseptual tidak operasional. Yaitu yang sifatnya sebagai pendukung agar pelatihan lebih efektif hasilnya. Misalnya harus mengerti tentang kebijakan mutu perusahaan, harus mengerti tentang pentingnya perusahaan harus selalu memenuhi persyaratan pelanggan, kesadaran karyawan tentang pentingnya keselamatan kerja, pentingnya kebersiahn di tempat kerja, fdll.
Saat audit untuk masalah pelatihan biasanya ditanya dengan apa yang anda ketahui atau tolong praktekkan instruski kerja ini, dst. Namun untuk awareness biasanya ada kata mengapa atau apa, misal mengapa kualitas itu penting bagi pelanggan, apa kebijakan mutu perusahaan, mengapa harus ada analisa data sebelum melakukan perbaikan, dll.
Memang tidak mutlak seperti yang dijelaskan di atas, tapi paling tidak kita mengerti kapan kita bertanya mengenai training (pelatihan) dan kapan tentang awareness (kesadaran). Anda bisa mempelajari lebih detail pada standardnya langsung, mana yang harus training dan mana yang awareness.
Juni 2009.
Apa Kompetensi itu ?
Kita mungkin pernah membaca lowongan perkerjaan. Misalkan : dicari seorang supervisor produksi perlampuan, dengan pendidikan minimal D3, sudah pernah bekerja di bidang manufacturing minimal 3 tahun dan sudah pernah mendapatkan pelatihan mengenai teknis produksi lampu dan supervisor leadership. Bagi yang sesuai dengan persyaratan di atas silakan membuat lamaran kerja, dst. Persyaratan diatas itulah yang dinamakan kompetensi.
Masalah kompetensi dalam standard ISO 9001, ISO 14001 maupun OHSAS 18001 sangat diutamakan dan relatif sama persyaratannya, karena menyangkut masalah pentingnya sumber daya manusia yang mendukung tercapainya kebijakan, sasaran dan target perusahaan. Kita tahu bahwa faktor manusia adalah sumberdaya yang paling penting dan paling sulit dikendalikan dari pada sumber daya yang lain, seperti mesin, material, metoda dan lingkungan.
Saat akan menjabat suatu jabatan atau bila kita akan dipromosikan pada jabatan tertentu, biasanya akan ditanya apa persyaratan kompetensinya, apakah saya sudah masuk dalam kriteria sebelum dilakukan tes. Mengacu pada persyaratan di ISO 9001 kompetensi dibagi menjadi 4 hal, yaitu :
1. Pendidikan. Disini dipersyaratkan minimal pendidikannya harus apa. Tergantung dari jabatannya, semakin kearah manajemen biasanya dipersyaratkan minimal sarjana atau S1. Semakin operasional pekerjaannya, pendidikannya semakin mengarah pada ketrampilan kerja, bukan ketrampilan otak. Misal untuk pekerjaan pembungkusan barang cukup level SLTA, tapi untuk level engineer minimal harus sarjana (S1). Makanya di tempat saya kerja banyak operator yang malam harinya kuliah, karena mereka sadar kalau ingin karier naik dan masa depan lebih cerah, ya persyaratan pendidikan ini harus dipenuhi dulu. Saya pernah terbentur pada persyaratan kompetensi ini, hanya karena bukan lulusan S1, dia tidak bisa dipromosikan meskipun terlihat dia bisa melakukan tugas yang akan ditawarkan. Karena ini sudah menjadi aturan perusahaan.
2. Pengalaman. Walaupun sudah lulus pada level tertentu, belum tentu bisa melakukan pekerjaan tertentu dengan lancar kalau tidak punya pengalaman kerja. Pengalaman kerja juga bisa menunjukkan tingkat kedewasaan karyawan, karena sudah pernah ditempa masalah dan kesulitan, biasanya orangnya tersebut lebih tangguh. Tidak hanya tangguh dalam bidang teknis pekerjaannya juga tangguh dalam menghadapi orang. Makanya kenapa sering terjadi perploncoan saat baru jadi mahasiswa, tak lain salah satunya untuk mahasiswa tersebut lebih tahan bantingan dalam waktu sekejab yang membedakan antara siswa dan mahasiswa. Ada beberapa perusahaan tidak terlalu mempersyaratkan pendidikan tinggi, tapi diganti dengan pengalaman yang cukup.
3. Pengetahuan. Setelah punya latar belakang pendidikan dan pengalaman yang memadai, masih belum cukup seseoang untuk menduduki jabatan tertentu. Ada beberapa pekerjaan yang harus dilatih dulu untuk menambah pengetahuannya, karena kalau tidak, akan terjadi banyak kesalahan . Misal pengetahuan mengenai spesifikasi produk, permesinan, statistik ataupun mengenai standar ISO 9001. Mereka dilatih agar mengerti dan bisa memahami bidang perkerjaan tertentu. Biasanya juga dilakukan pada karyawan baru yang mendapatkan "induction training", yaitu pengenalan pekerjaan.
4. Ketrampilan. Ada jenis pekerjaan tertentu tidak hanya mensyaratkan pengetahuan tapi juga ketrampilan artinya tidak hanya tahu pekerjannya tapi juga mampu bekerja. Misalkan untuk standar keselamatan dan kesehatan kerja, banyak kompetensi pelatihan ini yang diharuskan punya. Contoh sopir forklif, operator crane, operator pengelasan, ahli pemadam kebakaran dll. Untuk bidang mutu misalkan harus trampil melakukan kalibrasi, inspeksi produk, melakukan pengukuran dll. Jadi lebih fokus pada praktek kerja.
Memang ada beberapa perusahaan yang tidak mensyaratkan semua keempat kompetensi tersebut, tidak masalah, asal bisa dijelaskan alasannya karena tergantung jenis pekerjaannya.
Paling mudah kalau persyaratan kompetensi diatas ditulis dalam suatu jenis dokumen yang sama. Misalkan untuk persyaratan pendidikan dan pengalaman ditulis dalam dokumen Job description atau diskripsi kerja, sehingga semua job title bisa langsung diketahui dan akan lebih terkendali.
Dan untuk pelatihan dan ketrampilan, biasanya sudah dituangkan dalam rencana pelatihan tahunan. Mana yang pelatihan yang cenderung ke pengetahuan dan mana yang ke ketrampilan.
Juni 2009.
Masalah kompetensi dalam standard ISO 9001, ISO 14001 maupun OHSAS 18001 sangat diutamakan dan relatif sama persyaratannya, karena menyangkut masalah pentingnya sumber daya manusia yang mendukung tercapainya kebijakan, sasaran dan target perusahaan. Kita tahu bahwa faktor manusia adalah sumberdaya yang paling penting dan paling sulit dikendalikan dari pada sumber daya yang lain, seperti mesin, material, metoda dan lingkungan.
Saat akan menjabat suatu jabatan atau bila kita akan dipromosikan pada jabatan tertentu, biasanya akan ditanya apa persyaratan kompetensinya, apakah saya sudah masuk dalam kriteria sebelum dilakukan tes. Mengacu pada persyaratan di ISO 9001 kompetensi dibagi menjadi 4 hal, yaitu :
1. Pendidikan. Disini dipersyaratkan minimal pendidikannya harus apa. Tergantung dari jabatannya, semakin kearah manajemen biasanya dipersyaratkan minimal sarjana atau S1. Semakin operasional pekerjaannya, pendidikannya semakin mengarah pada ketrampilan kerja, bukan ketrampilan otak. Misal untuk pekerjaan pembungkusan barang cukup level SLTA, tapi untuk level engineer minimal harus sarjana (S1). Makanya di tempat saya kerja banyak operator yang malam harinya kuliah, karena mereka sadar kalau ingin karier naik dan masa depan lebih cerah, ya persyaratan pendidikan ini harus dipenuhi dulu. Saya pernah terbentur pada persyaratan kompetensi ini, hanya karena bukan lulusan S1, dia tidak bisa dipromosikan meskipun terlihat dia bisa melakukan tugas yang akan ditawarkan. Karena ini sudah menjadi aturan perusahaan.
2. Pengalaman. Walaupun sudah lulus pada level tertentu, belum tentu bisa melakukan pekerjaan tertentu dengan lancar kalau tidak punya pengalaman kerja. Pengalaman kerja juga bisa menunjukkan tingkat kedewasaan karyawan, karena sudah pernah ditempa masalah dan kesulitan, biasanya orangnya tersebut lebih tangguh. Tidak hanya tangguh dalam bidang teknis pekerjaannya juga tangguh dalam menghadapi orang. Makanya kenapa sering terjadi perploncoan saat baru jadi mahasiswa, tak lain salah satunya untuk mahasiswa tersebut lebih tahan bantingan dalam waktu sekejab yang membedakan antara siswa dan mahasiswa. Ada beberapa perusahaan tidak terlalu mempersyaratkan pendidikan tinggi, tapi diganti dengan pengalaman yang cukup.
3. Pengetahuan. Setelah punya latar belakang pendidikan dan pengalaman yang memadai, masih belum cukup seseoang untuk menduduki jabatan tertentu. Ada beberapa pekerjaan yang harus dilatih dulu untuk menambah pengetahuannya, karena kalau tidak, akan terjadi banyak kesalahan . Misal pengetahuan mengenai spesifikasi produk, permesinan, statistik ataupun mengenai standar ISO 9001. Mereka dilatih agar mengerti dan bisa memahami bidang perkerjaan tertentu. Biasanya juga dilakukan pada karyawan baru yang mendapatkan "induction training", yaitu pengenalan pekerjaan.
4. Ketrampilan. Ada jenis pekerjaan tertentu tidak hanya mensyaratkan pengetahuan tapi juga ketrampilan artinya tidak hanya tahu pekerjannya tapi juga mampu bekerja. Misalkan untuk standar keselamatan dan kesehatan kerja, banyak kompetensi pelatihan ini yang diharuskan punya. Contoh sopir forklif, operator crane, operator pengelasan, ahli pemadam kebakaran dll. Untuk bidang mutu misalkan harus trampil melakukan kalibrasi, inspeksi produk, melakukan pengukuran dll. Jadi lebih fokus pada praktek kerja.
Memang ada beberapa perusahaan yang tidak mensyaratkan semua keempat kompetensi tersebut, tidak masalah, asal bisa dijelaskan alasannya karena tergantung jenis pekerjaannya.
Paling mudah kalau persyaratan kompetensi diatas ditulis dalam suatu jenis dokumen yang sama. Misalkan untuk persyaratan pendidikan dan pengalaman ditulis dalam dokumen Job description atau diskripsi kerja, sehingga semua job title bisa langsung diketahui dan akan lebih terkendali.
Dan untuk pelatihan dan ketrampilan, biasanya sudah dituangkan dalam rencana pelatihan tahunan. Mana yang pelatihan yang cenderung ke pengetahuan dan mana yang ke ketrampilan.
Juni 2009.
24 Juni 2009
Audit yang efektif
Sering kita temukan di lapangan, internal audit sudah dilakukan, namun kinerja perusahaan tidak terlihat membaik. Apakah memang tidak ada hubungan antara internal audit dengan kinerja perusahaan. Tidak heran pernah terdengar, ada perusahaan yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9001 tapi tidak beberapa lama bangkrut.
ISO 9001 versi 2000 bahkan di versi 2008 yang terbaru, sebenarnya sudah mengakomodasi masalah ini. Terutama untuk memastikan kinerja perusahaan ("objective & target") masuk dalam satu "closed loop" suatu proses.
Mungkin kita perlu ketahui dahulu, apa itu efektif. Masih ingat artikel saya sebelumnya tentang topik EDIM + Ci. EDIM, yaitu "management system" yang kita kelola, seharusnya berdampak positif terhadap kinerja perusahan. Itu diwakili oleh Ci yaitu efektivitas dari "continual improvement". Jadi efektif berarti apabila kinerja perusahaan sesuai dengan sasaran dan targetnya, dimana sasaran dan target sudah mempertimbang semua faktor sdalam bisnis.
Apa sasaran perusahaan itu ?
Kalau berhubungan dengan ISO 9001, bisa jadi jumlah penurunan keluhan pelanggan, ketepatan pengiriman barang, kecepatan merespons keluhan pelanggan, peringkat hasil survei pelanggan, pengurangan jumlah uang karena produk ditolak, dll.
Maka, internal audit akan efektif apabila fokus pada sistim manajemen yang langsung dihubungkan dampaknya terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Setiap melakukan audit di area tertentu pastikan selalu ada pertanyaan :
- apa sasaran mutu di dept. anda yang mendukung kinerja perusahaan ?
- berapa target yang sudah ditetapkan ?
- apakah target ini sudah sesuai dengan kepentingan bisnis & cukup menantang ?
- apakah target sudah mempertimbangkan SMART ?
- bagaimana hasil pencapaian bulan ini ?
- kalau keluar target, apakah sudah ada tindakan perbaikan ?
- apakah tindakan perbaikan sudah efektif ?, dst.
Dalam melakukan auditpun harus fokus dengan kinerja paerusahaan, anda bisa periksa dokumen "control plan", disana akan terlihat area mana yang significant mempengaruhi target perusahaan.
Pertanyaannyapun harus sistimatis, dalam memverifikasi suatu proses, contoh sbb :
- apakah SOP / prosedur sudah ditetapkan ?
- apakah SOP / prosedur sudah mendukung tercapainya kinerja perusahaan ?
- apakah orang yang melakukan SOP / prosedur sudah dilatih & mengerti ? ada bukti ?
- bagaimana cara pengendalian pelaksanaannya di lapangan ?
- apakah ada review untuk memastikan kinerja perusahaan selalu dicapai ? dst.
Dengan memastikan semua kegiatan internal audit fokus pada kinerja perusahaan, diharapkan akan berdampak positip, tentunya dengan dukungan penuh manajemen puncak, semua perbaikan dipastikan sudah "closed loop" hingga dirasakan sudah efektif (tercapai targetnya).
Semoga bermanfaat,
juni - 2009
ISO 9001 versi 2000 bahkan di versi 2008 yang terbaru, sebenarnya sudah mengakomodasi masalah ini. Terutama untuk memastikan kinerja perusahaan ("objective & target") masuk dalam satu "closed loop" suatu proses.
Mungkin kita perlu ketahui dahulu, apa itu efektif. Masih ingat artikel saya sebelumnya tentang topik EDIM + Ci. EDIM, yaitu "management system" yang kita kelola, seharusnya berdampak positif terhadap kinerja perusahan. Itu diwakili oleh Ci yaitu efektivitas dari "continual improvement". Jadi efektif berarti apabila kinerja perusahaan sesuai dengan sasaran dan targetnya, dimana sasaran dan target sudah mempertimbang semua faktor sdalam bisnis.
Apa sasaran perusahaan itu ?
Kalau berhubungan dengan ISO 9001, bisa jadi jumlah penurunan keluhan pelanggan, ketepatan pengiriman barang, kecepatan merespons keluhan pelanggan, peringkat hasil survei pelanggan, pengurangan jumlah uang karena produk ditolak, dll.
Maka, internal audit akan efektif apabila fokus pada sistim manajemen yang langsung dihubungkan dampaknya terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Setiap melakukan audit di area tertentu pastikan selalu ada pertanyaan :
- apa sasaran mutu di dept. anda yang mendukung kinerja perusahaan ?
- berapa target yang sudah ditetapkan ?
- apakah target ini sudah sesuai dengan kepentingan bisnis & cukup menantang ?
- apakah target sudah mempertimbangkan SMART ?
- bagaimana hasil pencapaian bulan ini ?
- kalau keluar target, apakah sudah ada tindakan perbaikan ?
- apakah tindakan perbaikan sudah efektif ?, dst.
Dalam melakukan auditpun harus fokus dengan kinerja paerusahaan, anda bisa periksa dokumen "control plan", disana akan terlihat area mana yang significant mempengaruhi target perusahaan.
Pertanyaannyapun harus sistimatis, dalam memverifikasi suatu proses, contoh sbb :
- apakah SOP / prosedur sudah ditetapkan ?
- apakah SOP / prosedur sudah mendukung tercapainya kinerja perusahaan ?
- apakah orang yang melakukan SOP / prosedur sudah dilatih & mengerti ? ada bukti ?
- bagaimana cara pengendalian pelaksanaannya di lapangan ?
- apakah ada review untuk memastikan kinerja perusahaan selalu dicapai ? dst.
Dengan memastikan semua kegiatan internal audit fokus pada kinerja perusahaan, diharapkan akan berdampak positip, tentunya dengan dukungan penuh manajemen puncak, semua perbaikan dipastikan sudah "closed loop" hingga dirasakan sudah efektif (tercapai targetnya).
Semoga bermanfaat,
juni - 2009
19 Juni 2009
Bedah buku 2 : Jadi karyawan kaya (II)
Menurut Safir Senduk ada 5 Kiat agar sebagai karyawan bisa tetap menjadi kaya, yaitu :
1.Beli dan miliki sebanyak mungkin harta produktif
Caranya mudah, anda diminta untuk mendaftar “apa yang sudah kita kumpulkan sampai saat ini ?”. baik itu berupa harta di rumah (TV, radio, komputer, sofa, dll), harta tetap ( rumah, mobil spd motor, dll), harta di bank (tabungan, deposito, dll) dan harta lainnya (reksadana, dll). Daftar semuanya ke bawah sebanyak-banyaknya.
Setelah itu, coba semua harta di atas anda pisah sebagai harta produktif (harta yang bisa memberikan penghasilan atau apabila di jual akan memberikan keuntungan) dan harta konsumtif (harta yang tidak ada nilai tambah) dalam bentuk kolom-kolom.
Anda bisa terkaget, ternyata hanya berapa pos harta anda yang berupa harta produktif, kemungkinan hanya satu atau dua harta. Ingat rumah yang kita tempati adalah harta konsumtif bukan produktif. Harta konsumtif itu sekali lagi adalah yang bisa memberikan keuntungan untuk kita, bisa produk investasi, suatu bisnis, barang yang disewakan atau hak paten (barang ciptaan). Nah mulai sekarang, pelajari seluk beluk harta produktif yang bisa anda mulai rencanakan dan kumpulkan.
2. Atur pengeluaran anda
Sekarang anda diminta untuk mendaftar semua jenis pengeluaran uang anda tiap bulan, kalau sudah coba hitung berapa persen pengeluaran anda dibandingkan dengan pemasukannya. Jangan sampai defisit !Perlu usaha keras apabila terjadi defisit, karena bencana besar bisa muncul di masa mendatang.
Untuk menghindari pengeluaran yang tidak terkendali anda harus bisa membedakan mana kebutuhan dan mana yang sekedar keinginan, bisa memprioritaskan barang apa yang akan dibeli dulu dan pikir masak-masak sebelum mengeluarkan uang. Di sini anda tidak diminta untuk menjad orang yang kikir (medit), tapi anda harus berlatih untuk berpikir dulu dari segi manfaatnya sebelum membeli sesuatu.
Prioritaskan untuk membayar cicilan dahulu, premi asuransi dan biaya hidup sehari-hari.
3. Hati-hati dengan uang
Banyak dari kita senang “ngutang” dari pada “nabung”. Menabung itu bersusah-susah dulu baru nikmat kemudian, sedang ngutang bersantai dahulu baru merasakan susah di belakang. Dalam buku ini anda dilatih untuk menentukan kapan anda bisa berhutang serta tips berhutang yang aman itu bagaimana. Misal kita boleh hutang kalau itu harta produktif atau bila dijual nlainya pasti naik. Tips agar anda tidak stres akibat hutang misalnya tinjau kembali kemampuan anda untuk berhutang, jalan hubungan yang baik dengan si pemberi hutang, jangan kepada rentenir, serta kalau sudah terpaksa bisa gali lubang tutup lubang dulu.
4. Sisihkan pos-pos pengeluaran untuk masa mendatang
Ambil kertas dan tulis, pengeluaran apa saja yang anda rencanakan untuk masa mendatang. Misal pendidikan anak, masa pensiun, kepemilikan properti, membuat usaha / bisnis, piknik atau perjalanan ibadah, naik haji misalnya. Masing-masing di atas, tulis alternatif apa yang akan dilakukan untuk mempersiapkan dananya. Untuk itu anda harus sudah memikirkan untuk menyisihkan sebagian gaji dan bonus-bonus anda untuk kepentingan diatas.
5. Miliki proteksi
Anda harus punya dana cadangan apabila terjadi, misalnya kematian, kecelakaan, sakit, musibah pada rumah atau kendaraan, PHK, dll. Untuk memproteksi resiko-resiko di atas paling tidak anda harus : memilki asuransi (jiwa, kesehatan, kerugian, dll), punya dana cadangan darurat (kalau anda kehilangan penghasilan, untuk masa 3 sampai 6 bulan mendatang) atau memiliki penghasilan di luar gaji (agar pemasukan tetap lancar, meskipun penghasilan berhenti).
Di akhir bab Safir Senduk memberikan nasihat : jadilah anda sebagai orang yang tidak sekedar belajar, belajar dan belajar. Tapi biasakan apabila sudah belajar serta mengerti, segera anda lakukan atau praktekkan agar pengetahuan yang anda dapatkan bisa diambil manfaatnya.
Selamat mengelola uang dan bersiaplah untuk kaya.
Juni – 2009.
1.Beli dan miliki sebanyak mungkin harta produktif
Caranya mudah, anda diminta untuk mendaftar “apa yang sudah kita kumpulkan sampai saat ini ?”. baik itu berupa harta di rumah (TV, radio, komputer, sofa, dll), harta tetap ( rumah, mobil spd motor, dll), harta di bank (tabungan, deposito, dll) dan harta lainnya (reksadana, dll). Daftar semuanya ke bawah sebanyak-banyaknya.
Setelah itu, coba semua harta di atas anda pisah sebagai harta produktif (harta yang bisa memberikan penghasilan atau apabila di jual akan memberikan keuntungan) dan harta konsumtif (harta yang tidak ada nilai tambah) dalam bentuk kolom-kolom.
Anda bisa terkaget, ternyata hanya berapa pos harta anda yang berupa harta produktif, kemungkinan hanya satu atau dua harta. Ingat rumah yang kita tempati adalah harta konsumtif bukan produktif. Harta konsumtif itu sekali lagi adalah yang bisa memberikan keuntungan untuk kita, bisa produk investasi, suatu bisnis, barang yang disewakan atau hak paten (barang ciptaan). Nah mulai sekarang, pelajari seluk beluk harta produktif yang bisa anda mulai rencanakan dan kumpulkan.
2. Atur pengeluaran anda
Sekarang anda diminta untuk mendaftar semua jenis pengeluaran uang anda tiap bulan, kalau sudah coba hitung berapa persen pengeluaran anda dibandingkan dengan pemasukannya. Jangan sampai defisit !Perlu usaha keras apabila terjadi defisit, karena bencana besar bisa muncul di masa mendatang.
Untuk menghindari pengeluaran yang tidak terkendali anda harus bisa membedakan mana kebutuhan dan mana yang sekedar keinginan, bisa memprioritaskan barang apa yang akan dibeli dulu dan pikir masak-masak sebelum mengeluarkan uang. Di sini anda tidak diminta untuk menjad orang yang kikir (medit), tapi anda harus berlatih untuk berpikir dulu dari segi manfaatnya sebelum membeli sesuatu.
Prioritaskan untuk membayar cicilan dahulu, premi asuransi dan biaya hidup sehari-hari.
3. Hati-hati dengan uang
Banyak dari kita senang “ngutang” dari pada “nabung”. Menabung itu bersusah-susah dulu baru nikmat kemudian, sedang ngutang bersantai dahulu baru merasakan susah di belakang. Dalam buku ini anda dilatih untuk menentukan kapan anda bisa berhutang serta tips berhutang yang aman itu bagaimana. Misal kita boleh hutang kalau itu harta produktif atau bila dijual nlainya pasti naik. Tips agar anda tidak stres akibat hutang misalnya tinjau kembali kemampuan anda untuk berhutang, jalan hubungan yang baik dengan si pemberi hutang, jangan kepada rentenir, serta kalau sudah terpaksa bisa gali lubang tutup lubang dulu.
4. Sisihkan pos-pos pengeluaran untuk masa mendatang
Ambil kertas dan tulis, pengeluaran apa saja yang anda rencanakan untuk masa mendatang. Misal pendidikan anak, masa pensiun, kepemilikan properti, membuat usaha / bisnis, piknik atau perjalanan ibadah, naik haji misalnya. Masing-masing di atas, tulis alternatif apa yang akan dilakukan untuk mempersiapkan dananya. Untuk itu anda harus sudah memikirkan untuk menyisihkan sebagian gaji dan bonus-bonus anda untuk kepentingan diatas.
5. Miliki proteksi
Anda harus punya dana cadangan apabila terjadi, misalnya kematian, kecelakaan, sakit, musibah pada rumah atau kendaraan, PHK, dll. Untuk memproteksi resiko-resiko di atas paling tidak anda harus : memilki asuransi (jiwa, kesehatan, kerugian, dll), punya dana cadangan darurat (kalau anda kehilangan penghasilan, untuk masa 3 sampai 6 bulan mendatang) atau memiliki penghasilan di luar gaji (agar pemasukan tetap lancar, meskipun penghasilan berhenti).
Di akhir bab Safir Senduk memberikan nasihat : jadilah anda sebagai orang yang tidak sekedar belajar, belajar dan belajar. Tapi biasakan apabila sudah belajar serta mengerti, segera anda lakukan atau praktekkan agar pengetahuan yang anda dapatkan bisa diambil manfaatnya.
Selamat mengelola uang dan bersiaplah untuk kaya.
Juni – 2009.
13 Juni 2009
Bedah Buku 2 : Jadi karyawan kaya (I)
Safir Senduk dikenal sebagai perencana keuangan yang tangguh. Buku yang aslinya berjudul “siapa bilang jadi karyawan nggak bisa kaya ?” ini, cukup memberikan wacana dan pegangan untuk anda yang karyawan, untuk menjadi lebih kaya.
Di awal buku dijelaskan bedanya “penghasilan tinggi” dan “kaya”. Banyak orang yang berpenghasilan tinggi, karena kurang pintar mengelola uang, maka tidak juga menjadi kaya. Tapi orang yang berpenghasilan terbatas bisa hidup kaya dan makmur karena piawai mengelola dalam uang. Makanya ada orang yang kedudukannya tinggi , tapi tidak bisa kaya-kaya, karena penghasilan setinggi berapapun selalu habis.
Terus bagaimana dong caranya karyawan bisa menjadi kaya ?
Ada 3 paradigma yang perlu dimengerti oleh seorang karyawan, yaitu :
1. Berapapun gaji anda tidak akan menjamin anda bisa menumpuk kekayaan. Kalau gaji anda 1 juta misalnya, lalu dinaikkan menjadi 5 juta, apakah kekayaan bisa didapat ? belum tentu.
2. Jangan selalu menjadikan kondisi di rumah (hutang, boros, anak, dll), sebagai alasan untuk minta kenaikkan gaji. Perusahaan hanya member gaji anda sesuai job. Desc. ,bukan karena kondisi di rumah.
3. Menjadi kaya tergantung 100% pada apa yang anda lakukan terhadap keuangan anda, tidak selalu tergantung pada apa yang diberikan perusahaan.
Rahasianya sebetulnya adalah memaksimalkan penghasilan anda hingga bisa menjadi asset. Dengan menyisihkan sebagian penghasilan anda, berapapun jumlahnya.
Ada 3 trik untuk bisa menyisihkan penghasilan :
- Menabunglah dimuka jangan di belakang (bukan kalau ada sisa dari gajian lalu ditabung)
- Minta tolong kantor untuk otomatis memotongnya untuk anda (tabungan otomatis)
- Pakai celengan, tentunya dengan trik tertentu, misal, setiap ada 20rban langsung dimasukkan
Tulisan berikutnya akan menjelaskan 5 kiat mengelola uang agar karyawan bisa kaya.
(bersambung)
Juni - 2009
02 Juni 2009
Correction, Corrective & Preventive Action
Sering orang salah kaprah atau salah persepsi dengan kata-kata continuous improvement (perbaikan berkesinambungan) dan preventive action (tindakan pencegahan)
Dalam ISO 9000:2005 ataupun ISO 9001:2008 tidak ada kata continuous, yang ada adalah kata continual. Secara filosofis cukup besar bedanya. Kata continuous berarti terus melakukan perbaikan, terkesan tidak ada waktu review, pokoknya terus perbaikan. Kalau digambar seperti mainan peluncur anak kecil, meluncur tanpa henti.
Sedangkan continual perbaikan yang bertahap (step by step), jadi ada waktu untuk review agar perbaikan yang dilakukan efektif. Kalau digambar seperti tangga, ada waktunya berhenti untuk mengevaluasi ke belakang dan melihat ke depan.
Juga kata correction (koreksi), corrective action (tindakan koreksi), preventive action (tindakan pencegahan), sangat besar bedanya.
Sedikit penjelasan sbb :
Koreksi adalah menghilangkan masalahnya dan tidak perlu tahu akar penyebabnya. Misal produk defect, langsung dihancurkan atau direinspeksi 100%.
Tindakan koreksi adalah menghilangkan akar penyebabnya agar masalahnya tidak terulang lagi. Istilah ini, orang sering salah menyebut dengan tindakan pencegahan.
Padahal tindakan pencegahan adalah menghilangkan potensi akar penyebab masalah, dan masalahnya belum terjadi / ada. Misal, belum ada defect (cacat) tapi kita melihat dari data SPC ada trend datanya menjelek (trend turun). Maka sebelum menjadi merah, kita selidiki potensi penyebabnya untuk mencari solusinya.
Jadi hati-hati dengan kata-kata : continuous improvement dan preventive action, semoga tidak salah kaprah lagi.
Juni - 2009
Beda dokumen dan rekaman
Di standar ISO 9001:2008 rekaman (record) adalah bagian dari dokumen.
Dokumen adalah informasi dengan media yang mendukungnya.
Sedangkan rekaman adalah bukti bahwa suatu aktivitas sudah dilakukan.
Biasanya saya memakai rumus :
Rekaman (record) = Formulir + data
Perbedaan paling gampang antara dokumen dan rekaman adalah :
- dokumen masih bisa direvisi
(kalau direvisi ada persyaratan yang harus diikuti)
- rekaman tidak bisa direvisi, karena merupakan sejarah masa lalu
(kalau direvisi bisa dikatakan pemalsuan)
Selain itu, syarat penyediaan dokumen cukup sampai "identiable", jadi selama sudah diidentifikasi tempatnya maka sudah cukup. Tapi kalau rekaman juga harus "retrievable" yaitu harus bisa segera disediakan / ditunjukkan.
Katanya auditor, kan kalau dokumen mau buat lagi lama waktunya, perlu aturan,
nah kalau rekaman gak sampai 10 menit anda bisa buat rekaman kilat.
Yang lain, kalau dokumen diatur masa kadaluarsanya (obsolete), sedangkan rekaman diatur masa ditahannya (retention).
Contoh :
Formulir rencana produksi termasuk apa ?
Kalau sudah terisi datanya maka disebut catatan.
Formulirnya sendiri adalah dokumen yang harus dikendalikan.
Juni - 2009
Dokumen adalah informasi dengan media yang mendukungnya.
Sedangkan rekaman adalah bukti bahwa suatu aktivitas sudah dilakukan.
Biasanya saya memakai rumus :
Rekaman (record) = Formulir + data
Perbedaan paling gampang antara dokumen dan rekaman adalah :
- dokumen masih bisa direvisi
(kalau direvisi ada persyaratan yang harus diikuti)
- rekaman tidak bisa direvisi, karena merupakan sejarah masa lalu
(kalau direvisi bisa dikatakan pemalsuan)
Selain itu, syarat penyediaan dokumen cukup sampai "identiable", jadi selama sudah diidentifikasi tempatnya maka sudah cukup. Tapi kalau rekaman juga harus "retrievable" yaitu harus bisa segera disediakan / ditunjukkan.
Katanya auditor, kan kalau dokumen mau buat lagi lama waktunya, perlu aturan,
nah kalau rekaman gak sampai 10 menit anda bisa buat rekaman kilat.
Yang lain, kalau dokumen diatur masa kadaluarsanya (obsolete), sedangkan rekaman diatur masa ditahannya (retention).
Contoh :
Formulir rencana produksi termasuk apa ?
Kalau sudah terisi datanya maka disebut catatan.
Formulirnya sendiri adalah dokumen yang harus dikendalikan.
Juni - 2009
26 Mei 2009
EDIM + Ci
Secara gampang saya bisa jawab : EDIM + Ci, yang pada prinsipnya ini juga bisa menjawab pertanyaan sejenis yaitu apa Sistim Manajemen Lingkungan ataupun apakah Keselamatan dan Keselamatan Kerja.
EDIM+Ci berarti :
E = Establish --> dibuat
D = Document --> ditulis
I = Implement --> diterapkan
M = Maintenance --> dipelihara
C = Continually improve --> ditingkatkan terus menerus
Standar ISO 9001 menggunakan "process approach" dalam menggambarkan suatu proses yang akan dibuat dan dijelaskan dengan menggunakan rumus :
INPUT --> PROSES --> OUTPUT
Oleh karena itu setiap proses harus jelas input dan outputnya, termasuk rincian prosesnya. Bagaimana cara membangun sistim pada suatu proses, berikut penjelasannya :
Establish --> pikirkan, rencanakan, bangun cara untuk melakukan suatu proses.
Document --> tuliskan dalam suatu prosedur kerja
Implement --> terapkan sesuai prosedur
Maintenance --> lakukan secara konsisten
Continually improve --> ukur kinerjanya, apakah ada peningkatan
Proses tidak harus proses produksi, termasuk juga : proses pembelian, pergudangan, produksi, kepegawaian, pelatihan, audit, dll. Kalau EDIM sudah dijalankan maka dengan adanya pengukuran kinerja, kita bisa melihat efetivitas dari kegiatan proses yang dilakukan yang akan memastikan adanya peningkatan kinerja secara terus menerus.
Makanya urutan elemen dalam ISO 9001 mengikuti alur EDIM + Ci ini, penjabaran lebih jelas nantikan tulisan saya berikutnya.
Mei 2009
EDIM+Ci berarti :
E = Establish --> dibuat
D = Document --> ditulis
I = Implement --> diterapkan
M = Maintenance --> dipelihara
C = Continually improve --> ditingkatkan terus menerus
Standar ISO 9001 menggunakan "process approach" dalam menggambarkan suatu proses yang akan dibuat dan dijelaskan dengan menggunakan rumus :
INPUT --> PROSES --> OUTPUT
Oleh karena itu setiap proses harus jelas input dan outputnya, termasuk rincian prosesnya. Bagaimana cara membangun sistim pada suatu proses, berikut penjelasannya :
Establish --> pikirkan, rencanakan, bangun cara untuk melakukan suatu proses.
Document --> tuliskan dalam suatu prosedur kerja
Implement --> terapkan sesuai prosedur
Maintenance --> lakukan secara konsisten
Continually improve --> ukur kinerjanya, apakah ada peningkatan
Proses tidak harus proses produksi, termasuk juga : proses pembelian, pergudangan, produksi, kepegawaian, pelatihan, audit, dll. Kalau EDIM sudah dijalankan maka dengan adanya pengukuran kinerja, kita bisa melihat efetivitas dari kegiatan proses yang dilakukan yang akan memastikan adanya peningkatan kinerja secara terus menerus.
Makanya urutan elemen dalam ISO 9001 mengikuti alur EDIM + Ci ini, penjabaran lebih jelas nantikan tulisan saya berikutnya.
Mei 2009
19 Mei 2009
11 Langkah Utama
Menurut Andre Wongso (Bapak Motivator) ada 11 langkah utama :
1. Harus punya impian
2. Pikirkan apa yang telah diimpikan
3. Inginkan apa yang telah dipikirkan
4. Putuskan apa yang telah diinginkan
5. Rencanakan apa yang telah diputuskan
6. Lakukan apa yang telah direncanakan
7. Yakini apa yanng telah dilakukan
8. Perjuangkan apa yang telah diyakini
9. Sukseskan apa yang telah diperjuangkan
10. Nikmati apa yang telah sukses
11. Sadari apa yang telah dinikmati
Jadi kalau diringkas sbb : mimpi besar -> dianalisa -> timbul keinginan yang kuat -> ambil keputusan -> buat rencana -> just do it -> diusahakan sekuat mungkin -> yakin dengan yang sudah diperjuangkan -> sukses -> nikmati kesuksesan -> sadar sudah sukses, bersyukur
Mei 2009
15 Mei 2009
Bedah Buku 1 - Marketing Yourself
KIAT SUKSES MENITI KARIR DAN BISNIS
Saya yakin anda tahu siapa pengarang buku ini, ya, Hermawan Kartajaya, dialah begawan marketing yang sangat popular saat ini. Tesisnya dalam buku ini mengatakan bahwa seperti halnya produk atau perusahan, anda haruslah bisa memasarkan diri anda ke pelanggan di dalam organisasi anda. Siapa pelanggan itu ? bisa jadi dia itu boss anda, manajer HRD, teman atau bahkan anak buah anda yang menentukan perjalanan karier anda.
Dengan sangat meyakinkan Hermawan mencoba menggunakan prinsip-prinsip pemasaran yang sudah berpuluh-puluh tahun digelutinya, ternyata bisa diterapkan untuk mensukseskan karir dan bisnis anda.
Sangat disayangkan banyak orang yang punya potensi untuk sukses tapi gagal melaluinya. Kenapa ini terjadi ? Bisa diduga karena mereka tidak berpikir secara marketing. Mereka kurang berpikir secara strategis untuk merencanakan masa depannya, diantaranya :
- mengenal dirinya dan potensi sukses yang dimilikinya
- siapa target pasarnya, yaitu siapa yang turut menentukan karirnya
- tidak menyikapi namanya sebagai “merek” yang bisa jadi pilihan / rebutan pelanggan
- apakah ada evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil kegiatan kita sehari-hari
Pada prinsipnya ada 9 elemen pemasaran yang bisa membantu anda (ibaratkan anda sebagai produk yang harus punya daya jual tinggi di organisasi) :
1. Segmentasi pelanggan anda, menggolongkan pelanggan di dalam perusahaan yang sangat menentukan suksesnya karir, seperti : boss anda, teman anda atau bahkan anak buah anda. Segmentasi berarti anda harus kreatif melihat pasar anda, mungkin dia sedaerah, sesekolah, sehobi, seunit kerja, dll atau siapa pelanggan yang suka data detail, kerja cepat, kerja hati-hati, perfectionist, dll sehingga anda punya cara untuk memuaskan mereka dengan melihat mereka secara kreatif.
2. Alokasikan sumber daya anda seefektif mungkin. Artinya tunjukkan prestasi anda terutama kepada pelanggan di atas, jadi tidak harus kepada semua orang, karena sumber daya kita terbatas, jadi harus pandai-pandai memfokuskan diri untuk melihat dimana kita harus belajar, berusaha dan tampil seoptimal mungkin.
3. Buat pelanggan percaya kepada anda. Untuk bersaing secara positif, pelanggan harus percaya kepada anda, untuk itu anda harus punya kredibilitas, seperti anda terkenal sebagai orang yang sangat teliti, atau yang cekatan atau yang pandai bergaul, dll. Cari aspek positif dari anda yang tidak semua orang punya, dan buat pelanggan percaya.
4. Integrasikan isi dan penampilan. Isi tercermin dalam kompetensi anda, apakah itu pendidikan, ketrampilan, pengalaman, kecerdasan, dll. Sedangkan penampilan adalah bagaimana cara anda menjual diri anda, seperti cara berpakaian, gaya berbicara, potongan rambut, cara bergaul, cara mengendalikan kemarahan & emosi, dll.
5. 4P (product, price, place, promotion). Artinya anda harus bisa mengevaluasi & membedakan diri anda dengan orang lain dalam hal keahlian atau ketrampilan yang layak dijual. Bahkan anda bisa melihat mungkin di tempat lain punya harga yang lebih tinggi, tentunya dengan usaha pengembangan dan pengenalan diri yang cukup.
6. Membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Menjalin hubungan dengan pelanggan itu harus terus-menerus hingga tercipta “customer bonding” bahkan bisa meningkat sampai “spiritual bonding”, yaitu kepercayaan yang sangat tinggi sekali. Anda bisa berkata “saya tidak menjual diri saya pribadi, tetapi saya menjual kepercayaan dan solusi bagi perusahaan melalui pelanggan saya”.
7. Ciptakan brand anda. Buat diri anda di atas rata-rata, artinya dengan melihat anda pribadi, pelanggan akan tahu bahwa anda punya keahlian tertentu yang tidak dipunyai orang lain. Kalau nama anda disebut, pelanggan langsung tahu keahliannya apa, atau sebaliknya bila pelanggan menyebut ketrampilan tertentu maka akan muncul nama anda. Pandai-pandailah menciptakan brand anda, artinya pandai-pandailah melihat potensi diri yang positif untuk terus dikembangkan dan dikenalkan.
8. Berikan servis terbaik. Pastikan pelanggan yang anda servis merasa diprioritaskan dan dilayani dengan baik sekali. Tempatkan servis anda kepada orang lain sebagai “way of life” anda. Anda harus selalu bisa diandalkan dan selalu responsive / proactive.
9. Tingkatkan kualitas dengan biaya hemat dan tepat waktu. Sumber daya anda terbatas, maka pandai-pandailah evaluasi diri untuk menentukan apa yang terbaik dan secara tepat serta cepat bisa dikembangkan dan menjadi andalan untuk mengembangkan karir. Dan ini dilakukan secara terus menerus tanpa berhenti.
Dari semua faktor di atas, prinsipnya semisal anda sebagai produk, buat diri anda menjadi rebutan pelanggan anda karena anda adalah orang yang bisa diandalkan dan dipercaya. Kalau sudah demikian tinggal menunggu faktor kapan ada kesempatan dan apakah anda sudah punya kader yang siap menggantikan posisi anda. Lebih detail di buku ini dijelaskan secara gamblang konsep marketing ala Hermawan Kertajaya. Bagaimana pendapat anda ?
mar - 2007
Salam kenal
Ini blogger pertama saya, terus terang sudah lama ada keinginan besar untuk menulis, berbagi dan diskusi. Mudah-mudahan ini awalan untuk mulai menulis apapun tentang apa saja yang saya tahu, terutama sesuai dengan profesi saya di bidang management systems juga masalah manajemen dan motivsi. Semoga menginspirasi dan mengubah hidup saya dan anda sekalian.
Salam,
Djoko
Salam,
Djoko
Langganan:
Postingan (Atom)
-824547.jpg)