Beda dokumen dan rekaman

Di standar ISO 9001:2008 rekaman (record) adalah bagian dari dokumen.
Dokumen adalah informasi dengan media yang mendukungnya.
Sedangkan rekaman adalah bukti bahwa suatu aktivitas sudah dilakukan.
Biasanya saya memakai rumus :
Rekaman (record) = Formulir + data

Perbedaan paling gampang antara dokumen dan rekaman adalah :
- dokumen masih bisa direvisi
(kalau direvisi ada persyaratan yang harus diikuti)
- rekaman tidak bisa direvisi, karena merupakan sejarah masa lalu
(kalau direvisi bisa dikatakan pemalsuan)

Selain itu, syarat penyediaan dokumen cukup sampai "identiable", jadi selama sudah diidentifikasi tempatnya maka sudah cukup. Tapi kalau rekaman juga harus "retrievable" yaitu harus bisa segera disediakan / ditunjukkan.
Katanya auditor, kan kalau dokumen mau buat lagi lama waktunya, perlu aturan,
nah kalau rekaman gak sampai 10 menit anda bisa buat rekaman kilat.

Yang lain, kalau dokumen diatur masa kadaluarsanya (obsolete), sedangkan rekaman diatur masa ditahannya (retention).

Contoh :
Formulir rencana produksi termasuk apa ?
Kalau sudah terisi datanya maka disebut catatan.
Formulirnya sendiri adalah dokumen yang harus dikendalikan.

Juni - 2009