Audit yang efektif

Sering kita temukan di lapangan, internal audit sudah dilakukan, namun kinerja perusahaan tidak terlihat membaik. Apakah memang tidak ada hubungan antara internal audit dengan kinerja perusahaan. Tidak heran pernah terdengar, ada perusahaan yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9001 tapi tidak beberapa lama bangkrut.

ISO 9001 versi 2000 bahkan di versi 2008 yang terbaru, sebenarnya sudah mengakomodasi masalah ini. Terutama untuk memastikan kinerja perusahaan ("objective & target") masuk dalam satu "closed loop" suatu proses.

Mungkin kita perlu ketahui dahulu, apa itu efektif. Masih ingat artikel saya sebelumnya tentang topik EDIM + Ci. EDIM, yaitu "management system" yang kita kelola, seharusnya berdampak positif terhadap kinerja perusahan. Itu diwakili oleh Ci yaitu efektivitas dari "continual improvement". Jadi efektif berarti apabila kinerja perusahaan sesuai dengan sasaran dan targetnya, dimana sasaran dan target sudah mempertimbang semua faktor sdalam bisnis.

Apa sasaran perusahaan itu ?
Kalau berhubungan dengan ISO 9001, bisa jadi jumlah penurunan keluhan pelanggan, ketepatan pengiriman barang, kecepatan merespons keluhan pelanggan, peringkat hasil survei pelanggan, pengurangan jumlah uang karena produk ditolak, dll.

Maka, internal audit akan efektif apabila fokus pada sistim manajemen yang langsung dihubungkan dampaknya terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Setiap melakukan audit di area tertentu pastikan selalu ada pertanyaan :

- apa sasaran mutu di dept. anda yang mendukung kinerja perusahaan ?
- berapa target yang sudah ditetapkan ?
- apakah target ini sudah sesuai dengan kepentingan bisnis & cukup menantang ?
- apakah target sudah mempertimbangkan SMART ?
- bagaimana hasil pencapaian bulan ini ?
- kalau keluar target, apakah sudah ada tindakan perbaikan ?
- apakah tindakan perbaikan sudah efektif ?, dst.

Dalam melakukan auditpun harus fokus dengan kinerja paerusahaan, anda bisa periksa dokumen "control plan", disana akan terlihat area mana yang significant mempengaruhi target perusahaan.

Pertanyaannyapun harus sistimatis, dalam memverifikasi suatu proses, contoh sbb :
- apakah SOP / prosedur sudah ditetapkan ?
- apakah SOP / prosedur sudah mendukung tercapainya kinerja perusahaan ?
- apakah orang yang melakukan SOP / prosedur sudah dilatih & mengerti ? ada bukti ?
- bagaimana cara pengendalian pelaksanaannya di lapangan ?
- apakah ada review untuk memastikan kinerja perusahaan selalu dicapai ? dst.

Dengan memastikan semua kegiatan internal audit fokus pada kinerja perusahaan, diharapkan akan berdampak positip, tentunya dengan dukungan penuh manajemen puncak, semua perbaikan dipastikan sudah "closed loop" hingga dirasakan sudah efektif (tercapai targetnya).

Semoga bermanfaat,

juni - 2009